Pour une saine collaboration

Vous savez maintenant en quoi consiste le travail d’une adjointe virtuelle et comment elle peut contribuer au bon fonctionnement de votre entreprise. Hors, comment s’établit une relation professionnelle réussie avec quelqu’un qui n’est pas présent physiquement pour vous soutenir? Voici quelques conseils qui vous aideront à assurer une excellente relation avec votre adjointe virtuelle.

1. Partagez vos objectifs d’affaires avec votre adjointe virtuelle
La plupart des adjointes virtuelles – la majorité étant des professionnelles en administration – ont choisi cette profession parce qu’elles veulent naturellement offrir leur soutien. En partageant vos rêves et objectifs d’affaires avec votre adjointe virtuelle, celle-ci saura mieux comment vous aider à les réaliser. Assurez-vous d’informer votre adjointe virtuelle lorsque vos objectifs changeront ! Elle se fera un plaisir de vous rencontrer régulièrement afin de discuter de vos objectifs et de la meilleure façon de les atteindre.

2. La confiance
La confiance est un facteur important dans votre relation de télétravail, tout comme dans n’importe laquelle des relations. Votre adjointe virtuelle sera impliquée dans plusieurs domaines de votre entreprise. Elle risque de voir certaines informations confidentielles. Si vous n’êtes pas à l’aise avec cette idée, il est probable qu’une adjointe virtuelle ne soit pas la solution pour vous. Vous devez avoir confiance en votre adjointe et être confortable avec le fait qu’elle sera probablement au courant de certains détails privés. Parlez avec votre adjointe de tout inconfort ressenti.

3. Évitez d’être un microgestionnaire
Le microgestionnaire est celui qui gère tous les détails et qui veut tout contrôler. Lorsqu’il délègue, il donne toutes les étapes comment faire et il surveille constamment, même à distance. Les anglais les appellent des « Control Freaks ». D’ailleurs, ce comportement est souvent dû à un manque de confiance envers l’adjointe virtuelle. Rares sont les adjointes virtuelles qui aiment travailler avec un microgestionnaire. Ce type de comportement draine beaucoup d’énergie, nuit à la confiance de l’adjointe virtuelle et, après un certain temps, peut carrément inciter une adjointe virtuelle à mettre fin à la collaboration.

4. Ne prenez rien pour acquis
La communication est absolument vitale à la réussite d’une collaboration client/adjointe virtuelle. Assurez-vous que votre adjointe virtuelle comprend les tâches que vous lui déléguez. Posez quelques questions pour vérifier la compréhension. Attention de ne pas tomber dans la microgestion ! Soyez disponible pour répondre aux questions, surtout au début de votre collaboration. La réunion régulière est une occasion idéale pour poser vos questions et répondre à celles de votre adjointe virtuelle.

5. Traitez votre adjointe virtuelle comme une professionnelle et une collègue entrepreneur
L’adjointe virtuelle est une entrepreneure comme vous. Elle gère sa propre entreprise et son horaire. Elle est bien plus qu’une simple secrétaire ou une assistante personnelle à distance; elle devient votre partenaire dans la direction de votre entreprise. Par le respect et l’appréciation mutuels, votre adjointe virtuelle peut devenir le facteur déterminant du succès de votre entreprise. Les adjointes virtuelles ne sont pas là pour répondre à tous vos besoins même si elles vous soutiennent et sont disponibles pour vous ; n’oubliez pas qu’elles ont une vie à l’extérieur du travail.

6. Payez à temps
Comme entrepreneur, vous n’aimez certainement pas que l’on vous paie en retard. Pourquoi feriez-vous attendre votre adjointe virtuelle? Si vous vivez une situation exceptionnelle et que vous pressentez que vous ne pourrez payer à temps, informez-en votre adjointe virtuelle. Il y a sûrement moyen de trouver un arrangement.

7. N’attendez pas à la dernière minute
Parmi les irritants mentionnés par les adjointes virtuelles, les clients qui attendent à la dernière minute sont en première position, juste avant ceux qui les traitent comme des employées. Votre adjointe virtuelle pourra vous aider à planifier afin de diminuer les situations d’urgences.

8. Recommandez votre adjointe virtuelle à d’autres entrepreneurs
Vous savez, puisque vous êtes entrepreneur vous-même, qu’une bonne recommandation vaut son pesant d’or. N’hésitez pas à recommander votre adjointe virtuelle si vous êtes satisfait de ses services. Votre adjointe virtuelle vous en sera reconnaissante.

Si vous suivez ces conseils, non seulement vous vous assurerez la loyauté de votre adjointe virtuelle, mais vous serez probablement un client dont on se vantera (anonymement, bien sûr) dans les discussions entre adjointes.